Palkkatietoja hallinnoivat yhdessä Ville Poikolainen ja Henna Poikolainen yhteisinä rekisterinpitäjinä heidän välisensä kirjallisen sopimuksen mukaisesti. He ylläpitävät sovellusta. Tietosuojakysymykset: privacy@poikolainen.me tai alla oleva lomake.
Työntekijän työnantajia ovat yhdessä neljä taloutta (työnantajarinki) kirjallisen työnantajaringin sopimuksen perusteella. Kaikkien neljän allekirjoittaman valtakirjan nojalla Ville Poikolainen ja Henna Poikolainen hoitavat yhdessä heidän puolestaan palkanmaksun ja siihen liittyvät velvoitteet (kuten TyEL-maksut ja tulorekisteri-ilmoitukset), vakuutukset ja työterveyshuollon. Sovelluksessa muut taloudet tarkistavat ylityötunnit, vahvistavat poissaolot ja hyväksyvät lomapyynnöt.
Talouksien omissa Excel-työkirjoissa olevat palkkatiedot: tunnit, palkka, vähennykset, lomat, poissaolot, sairauspäivät, viikon työsuunnitelma, palkkalaskelmat, palkkatililtä maksetut kulut palkkojen rinnalla ja kunkin talouden osuus niistä sekä työntekijän verokortin prosentit (hän syöttää ne itse tai sovellus lukee ne verokortin PDF-tiedostosta hänen iPhonessaan).
Kirjautuminen: kunkin käyttöoikeuden saaneen Microsoft-tilin tai Apple ID:n sähköpostiosoite ja tilin tunnus (Apple-kirjautumisessa sähköposti voi olla Applen piilotettu välitysosoite) tai sähköpostiosoite, kun henkilö kirjautuu sinne lähetetyllä koodilla, sekä tieto siitä, mitkä näistä on liitetty samaan henkilöön.
Sopimukset: allekirjoitettu työsopimus ja muut palkkakansiossa säilytettävät sopimukset. Sovellus näyttää ne työnantajatalouksille ja ylläpitäjille, työsopimuksen myös työntekijälle, kunkin Face ID:n tai laitteen pääsykoodin takana. Ylläpitäjä voi lisätä sopimuksen sovelluksesta; se tallennetaan palkkakansioon kuten muutkin, eikä sovellus säilytä siitä muuta kopiota.
Sähköposti: osoite, jonka kukin valitsee palkkalaskelmille, ilmoituksille ja hälytyksille, sekä muut koodilla vahvistetut osoitteet. Sähköpostit lähetetään osoitteesta no-reply@payroll.poikolainen.me.
Tilinomistajan suostumuksella palkkatilin tapahtumat Enable Bankingin kautta luettuna: summa, päivämäärä, maksaja tai saaja tilinumeroineen, viite ja viesti.
Ilmoituksia varten laitteen push-tunniste. Sovelluksen keskusteluun kirjoitetut viestit ymmärretään iPhonessa itsessään (Apple Intelligence), eikä niitä lähetetä minnekään; sanelu tunnistetaan iPhonessa, kun se on mahdollista, ja suomen- tai filippiininkielinen puhe voidaan lähettää Applelle tunnistettavaksi. Niistä syntyvä merkintä tallennetaan vasta, kun vahvistat sen.
Sovelluksen toiminnan varmistamiseksi: milloin kukin on viimeksi käyttänyt sovellusta ja kuinka monena päivänä viimeisen 30 päivän aikana, sovelluksen ja iOS:n versio, laitemalli sekä sovelluksen tai palvelun virheet (sähköpostiosoitteet peitettyinä).
Sairauspäivät kirjataan ilman syytä tai diagnoosia.
Kuka muutti mitä: jokainen työkirjan muutos tallentaa muutoksen tekijän sähköpostiosoitteen, IP-osoitteen ja ajan palkkatietojen turvallisuuden ja eheyden suojaamiseksi.
Palkkatarkistukset: ylläpitäjän ehdottama palkka tulevalle vuodelle, sen perusteet ja linkki työehtosopimukseen sekä kunkin talouden hyväksyntä tai huomautus. Hyväksytty palkka kirjataan työkirjoihin päätöksineen niiden Salary history -välilehdelle.
Työntekijän palkanmaksu ja palkkalaskelmat: työsopimus sekä työnantajien lakisääteiset velvoitteet palkan, ennakonpidätyksen ja eläkevakuutuksen osalta.
Palkka- ja kirjanpitotietojen säilyttäminen, mukaan lukien kuka muutti mitä: työnantajien lakisääteinen tallennusvelvoite ja oikeutettu etu luotettavaan ja suojattuun kirjanpitoon.
Sairauspäivät (vain päivämäärät, ei koskaan syytä tai lääkärintodistusta): työnantajien velvoitteet työlainsäädännön nojalla.
Maksujen tarkistaminen ja talouksien osuuksien saapumisen seuranta pankkitietojen avulla: tilinomistajan suostumus, jonka voi peruuttaa milloin tahansa.
Oikeiden henkilöiden päästäminen sisään, sovelluksen turvallisuus ja toimivuus sekä käytön seuranta: työnantajien oikeutettu etu turvalliseen ja toimivaan palkanlaskentaan.
Ilmoitukset: oma valintasi iPhonen ilmoitusasetuksissa.
Työkirjat ovat talouksien OneDrivessä ja ovat kirjanpidollinen aineisto. Kunkin vuoden työkirjaa säilytetään kymmenen vuotta sen vuoden päättymisestä, jona palkat maksettiin, ja joka tapauksessa vähintään kaksi vuotta työsuhteen päättymisestä; tämä kattaa lain pisimmät ajat työnantajan palkka-aineistolle, tulorekisterin korjauksille ja työsuhteesta johtuville vaatimuksille. Jokaisesta työkirjasta tallennetaan kuukausittain kopio palkanlaskennan Azure-tallennustilaan varmuuskopioksi; yli kaksi vuotta vanhat kopiot poistetaan automaattisesti. Palkkatilin tapahtumat säilytetään kuukausittaisina tiliotteina samassa OneDrive-kansiossa pankin omassa vientimuodossa kirjanpitoaineistona.
Kirjautumiset, valitut sähköpostiosoitteet, ilmoituslaitteet ja sovelluksen käyttö säilytetään palkanlaskennan Azure Key Vaultissa, kunnes henkilö poistaa tilinsä sovelluksessa tai ylläpitäjä poistaa hänen käyttöoikeutensa. Käyttötiedot kattavat viimeiset 30 päivää; virheet ja palvelun pyyntölokit säilytetään 30 päivää. Sähköpostitse lähetetyt koodit vanhenevat 30 minuutissa, kutsukoodit 14 päivässä. Pankkiyhteys päättyy, kun suostumus vanhenee tai se peruutetaan.
Käyttöoikeudesta päättävät taloudet, joten henkilö pysyy käyttäjälistalla, kunnes ylläpitäjä poistaa hänet.
Merkinnät siitä, kuka muutti mitä, ovat osa palkka-aineistoa ja säilyvät sen mukana: jos poistat tilisi, sähköpostiosoitteesi ja IP-osoitteesi säilyvät aiemmin tehdyissä merkinnöissä.
Palkkatarkistukset (viimeiset 20) säilytetään samassa Key Vaultissa; niiden tulos säilyy työkirjoissa.
Ei kenellekään talouksien ja työntekijän ulkopuolella, paitsi palveluille, joilla sovellus toimii: Microsoft (kirjautuminen, OneDrive, Azure, sähköposti), Apple (Kirjaudu Applella, ilmoitukset, puheentunnistus sanelua varten, App Store ja TestFlight) ja Enable Banking (pankkiyhteys).
Työehtosopimuksen julkaistujen palkkataulukoiden tai vuoden julkaistujen TyEL-prosenttien selvittämiseksi ylläpitäjä voi avata ChatGPT:n, Clauden tai Geminin valmiilla kysymyksellä. Kysymys sisältää vain sopimuksen osapuolten ja viranomaisten julkaisemia lukuja, ei mitään palkanlaskennan henkilöistä, ja avustajaa käytetään ylläpitäjän omalla tilillä.
Sovelluksen taustapalvelu, salaisuuksien holvi, tallennustila, varmuuskopiot ja lokit sijaitsevat kaikki Microsoft Azuressa Ruotsissa (Sweden Central -alue).
Palkkatyökirjat säilytetään rekisterinpitäjien henkilökohtaisessa Microsoft OneDrivessä. Microsoft ei julkaise datakeskusaluetta henkilökohtaisille OneDrive-tileille.
Joka tapauksessa Microsoft ja Apple soveltavat EU:n vakiosopimuslausekkeita kaikkiin ETA-alueen ulkopuolelle tapahtuviin tietojen siirtoihin.
Sovellusta kehitettäessä kehittäjä käyttää tekoälyavusteista koodausapuria yritystason sopimuksella. Se toimii anonymisoiduilla tai keksityillä palkkatiedoilla, eikä palveluntarjoaja käytä sisältöä mallien kouluttamiseen.
Voit nähdä tietosi sovelluksessa ja työkirjoissa, pyytää niiden oikaisua, peruuttaa pankkisuostumuksen milloin tahansa ja poistaa tilisi sovelluksessa (Asetukset → Poista tilini): kirjautumisesi, ilmoituslaitteesi, sähköpostivalintasi ja käyttötietosi poistetaan heti ja sinut kirjataan ulos kaikkialta. Lain työnantajalta vaatimat palkka-aineistot säilytetään. Käyttäjälistalta poistamista pyydetään ylläpitäjältä.
Voit lisäksi pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista, vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä, saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa ja peruuttaa suostumuksen milloin tahansa. Sinua koskevia päätöksiä ei tehdä automaattisesti: sovelluksen avustaja vain esitäyttää merkintöjä, jotka ihminen vahvistaa.
Voit myös kirjoittaa osoitteeseen privacy@poikolainen.me tai käyttää alla olevaa lomaketta tai tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi).
Kysymykset tiedoistasi tai pyyntö nähdä, oikaista tai poistaa ne: kirjoita tähän. Palkanlaskennan ylläpitäjät vastaavat sähköpostitse.
Päivitetty viimeksi 2. marraskuuta 2026.