In English · Käyttöehdot · Henkilötietojen käsittelysopimus · Tietosuojaseloste
Versio 13.11.2026. Suomenkielinen teksti on ensisijainen.
Tämä yleisen tietosuoja-asetuksen ("tietosuoja-asetus") 28 artiklan mukainen sopimus koskee kotitalousryhmän ("ryhmä") henkilötietoja Payroll-sovelluksen verkkopalvelussa ("palvelu"). Se on osa palvelun käyttöehtoja ("käyttöehdot"). Jokainen kotitalous hyväksyy sen sovelluksessa, mikä täyttää 28 artiklan 9 kohdan vaatimuksen kirjallisesta, sähköisessä muodossa tehdystä sopimuksesta. Jos tämä sopimus ja käyttöehdot poikkeavat toisistaan henkilötietojen osalta, sovelletaan tätä sopimusta.
Liitteessä 1 luetellaan henkilötiedot ja rekisteröidyt.
Käsittelijä käsittelee henkilötietoja vain rekisterinpitäjien dokumentoitujen ohjeiden mukaan, myös siirtäessään tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle (kohta 7). Ohjeet ovat tämä sopimus liitteineen, käyttöehdot sekä se, mitä ryhmän ylläpitäjät ja jäsenet tekevät sovelluksessa sen toimintojen puitteissa (esimerkiksi työtuntien syöttäminen, kuukauden vahvistaminen, henkilön kutsuminen tai ryhmän poistaminen). Sovelluksen toimintojen ulkopuolisen ohjeen ylläpitäjä antaa kirjallisesti osoitteeseen info@puikula.tours. Käsittelijä ilmoittaa ryhmän ylläpitäjille heti, jos se katsoo ohjeen rikkovan tietosuoja-asetusta tai muuta tietosuojalainsäädäntöä, ja voi jättää ohjeen noudattamatta, kunnes ohje vahvistetaan tai sitä muutetaan. Jos unionin oikeus tai Suomen laki velvoittaa käsittelijän käsittelemään tietoja toisin, se ilmoittaa vaatimuksesta rekisterinpitäjille ennen käsittelyä, ellei laki kiellä sitä.
Käsittelijä ei käytä ryhmän henkilötietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen: ei markkinointiin, ei profilointiin, ei minkään tekoälymallin kouluttamiseen tai parantamiseen eikä myytäväksi. Henkilötietoja sisältämättömät määrät ja ajat (esimerkiksi pyynnön kesto tai ryhmien lukumäärä) ovat käsittelijän omia. Käyttäjätilien ja kirjautumisen sekä palvelun turvallisuutta ja toimivuutta ylläpitävien diagnostiikkatietojen osalta käsittelijä on itse rekisterinpitäjä (verkko- ja tietoturva, tietosuoja-asetuksen johdanto-osan 49 kappale); sen tietosuojaseloste kuvaa ne, ja liite 1 kertoo, missä raja kulkee.
Rekisterinpitäjät vastaavat ohjeistamastaan käsittelystä: siitä, että niillä on oikeusperuste palkkatietojen ja sairauspäivien käsittelyyn (liite 1); siitä, että niiden syöttämät tiedot ovat oikeita ja tarpeellisia; siitä, että työntekijälle ja jäsenille kerrotaan, miten heidän tietojaan käsitellään (käyttöehtojen kohta 6; sovellus näyttää työntekijälle lyhyen ilmoituksen, kun hän liittyy); siitä, että pääsy on vain niillä, joilla siihen on peruste; sekä työnantajan kirjanpidon säilyttämisestä (kohta 11). Rekisterinpitäjät voivat muuttaa ohjeita tai antaa uusia palvelun toimintojen puitteissa ja voivat milloin tahansa pyytää ryhmän tietojen palauttamista tai poistamista (kohta 11).
Pääsy on vain niillä käsittelijän henkilöillä, jotka tarvitsevat sitä palvelun ylläpitoon, turvaamiseen tai korjaamiseen. Jokainen heistä on sitoutunut kirjallisesti luottamuksellisuuteen ja käsittelee tietoja vain käsittelijän ohjeiden mukaan tämän sopimuksen nojalla (tietosuoja-asetuksen 29 artikla). Palvelun kehittämisessä ja testaamisessa käytetään vain keksittyjä tietoja. Käsittelijän kehitystyökaluille, mukaan lukien tekoälyavusteiset ohjelmointityökalut, ei koskaan anneta pääsyä ryhmän tietoihin.
Käsittelijä toteuttaa tietosuoja-asetuksen 32 artiklan edellyttämät toimenpiteet liitteen 2 mukaisesti ja pitää ne ajan tasalla. Se voi lisätä toimenpiteitä tai korvata niitä toimenpiteillä, jotka antavat vähintään saman suojan, eikä heikennä suojan tasoa ilman kohdan 12 mukaista ilmoitusta. Se testaa toimenpiteitä säännöllisesti: automaattiset testit ajetaan jokaisen palveluun tehtävän muutoksen yhteydessä, ja käsittelijä tarkistaa liitteen 2 vähintään kerran vuodessa ja jokaisen henkilötietojen tietoturvaloukkauksen jälkeen. Se auttaa rekisterinpitäjiä täyttämään oman 32 artiklan mukaisen velvollisuutensa antamalla niille liitteen 2 ja vastaamalla niiden kysymyksiin (kohta 10).
Rekisterinpitäjät antavat yleisen kirjallisen ennakkoluvan liitteessä 3 lueteltujen alikäsittelijöiden käyttöön siinä kuvattuun käsittelyyn ja siinä mainituissa paikoissa. Käsittelijä ilmoittaa ryhmän ylläpitäjille vähintään 30 päivää ennen alikäsittelijän lisäämistä tai vaihtamista sovelluksessa ja sähköpostitse ja kertoo uuden alikäsittelijän nimen, tehtävän ja sijainnin. Rekisterinpitäjä voi vastustaa muutosta näiden 30 päivän aikana tietosuojaan liittyvällä perustellulla syyllä; käsittelijä pyrkii silloin ratkaisemaan asian sen kanssa. Jos asiaa ei saada ratkaistua, rekisterinpitäjät voivat ladata ryhmän tiedot ja poistaa ryhmän ennen muutoksen voimaantuloa. Käsittelijä sitoo jokaisen alikäsittelijän kirjallisella sopimuksella samoihin tietosuojavelvoitteisiin kuin tässä sopimuksessa sen tekemän käsittelyn osalta, erityisesti 32 artiklan mukaiseen tietoturvaan, ja valvoo niiden noudattamista. Käsittelijä vastaa rekisterinpitäjille täysimääräisesti alikäsittelijöistään. Kunkin alikäsittelijän tietosuojaehdot ovat saatavilla pyynnöstä (julkiset ehdot tai kopio, josta liikesalaisuudet on poistettu).
Ryhmän tiedot tallennetaan ja käsitellään Microsoft Azuressa Ruotsissa, ja palvelun sähköpostit lähetetään Azure Communication Services -palvelun kautta, jonka tietojen sijainniksi on asetettu Eurooppa. Käsittelijä ei siirrä ryhmän tietoja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle muuten kuin tässä kohdassa ja liitteessä 3 kuvatulla tavalla, ja rekisterinpitäjät antavat ohjeen näistä siirroista hyväksymällä tämän sopimuksen:
Muu siirto edellyttää rekisterinpitäjien ennakko-ohjetta ja tietosuoja-asetuksen V luvun mukaista siirtoperustetta. Jos käsittelijän käyttämä siirtoperuste lakkaa olemasta pätevä, käsittelijä ilmoittaa siitä rekisterinpitäjille ja sopii niiden kanssa jatkosta.
Sign in with Apple ja Microsoft-tilillä kirjautuminen eivät ole käsittelijän tekemiä siirtoja. Jokainen kirjautuu omalla Apple- tai Microsoft-tilillään, ja Apple ja Microsoft käsittelevät kirjautumisen itsenäisinä rekisterinpitäjinä omien tietosuojaselosteidensa mukaisesti. Palvelu saa kirjautumistunnisteen (käyttäjätunnisteen, sähköpostiosoitteen ja Microsoftilta nimen) eikä lähetä niille mitään ryhmän tietoja.
Sovelluksella rekisterinpitäjät voivat vastata useimpiin pyyntöihin itse: jokainen jäsen näkee omat tietonsa, työntekijä näkee palkkansa ja palkkalaskelmansa, ylläpitäjät korjaavat merkintöjä ja poistavat henkilöitä, kuka tahansa voi poistaa oman käyttäjätilinsä, ja ylläpitäjä voi ladata ryhmän tiedot. Siinä, mihin sovellus ei pysty, käsittelijä auttaa maksutta 14 päivän kuluessa ylläpitäjän pyynnöstä. Rekisteröidyn suoraan käsittelijälle lähettämä ryhmän tietoja koskeva pyyntö välitetään ryhmän ylläpitäjille viiden arkipäivän kuluessa, eikä käsittelijä vastaa siihen itse muuten kuin kertomalla, että pyyntö on välitetty. Käyttäjätiliä itseään koskevaan pyyntöön käsittelijä vastaa rekisterinpitäjänä tietosuojaselosteensa mukaisesti.
Käsittelijä asettaa saataville tiedot, joita tarvitaan sen osoittamiseksi, että se noudattaa 28 artiklaa ja tätä sopimusta: itse sopimuksen, ajan tasalla pidetyt liitteet 2 ja 3, tietosuoja-asetuksen 30 artiklan 2 kohdan mukaisen selosteen käsittelytoimista sekä kirjallisen vastauksen rekisterinpitäjän kysymyksiin 30 päivän kuluessa. Rekisterinpitäjät tai niiden valtuuttama riippumaton, salassapitovelvollinen tarkastaja voi auditoida käsittelyn, tarkastus mukaan lukien, kerran 12 kuukaudessa 30 päivän kirjallisella ennakkoilmoituksella sekä milloin tahansa ryhmää koskeneen tietoturvaloukkauksen jälkeen tai valvontaviranomaisen pyynnöstä. Auditointi kattaa käsittelijän omat järjestelmät ja kirjanpidon; palvelinympäristön ja muiden alikäsittelijöiden osalta käsittelijä nojaa niiden julkaisemiin auditointiraportteihin ja sertifiointeihin. Kumpikin osapuoli vastaa omista kustannuksistaan. Käsittelijä voi vastata useamman ryhmän auditointeihin samaa ajanjaksoa koskevalla yhdellä auditointiraportilla. Tulokset ovat valvontaviranomaisen saatavilla pyynnöstä.
Kun ryhmä poistetaan, ylläpitäjän toimesta, käyttämättömänä tai sopimuksen tai palvelun päättyessä (käyttöehtojen kohta 11), käsittelijä poistaa ryhmän tiedot palvelusta heti (työntekijän henkilötunnus poistetaan ja tuhotaan pysyvästi Azure Key Vaultista samalla) ja varmuuskopioista 30 päivän kuluessa ja vahvistaa poistamisen pyynnöstä ryhmän viimeisille ylläpitäjille. Ennen ryhmän poistamista sovellus tarjoaa sen tietojen lataamista (arkistossa vielä olevat palkkalaskelmat, kuukaudet ja työtunnit PDF- ja JSON-muodossa); näin tiedot palautetaan rekisterinpitäjille. Yksi poikkeus, josta rekisterinpitäjät antavat ohjeen hyväksymällä tämän sopimuksen (käyttöehtojen kohta 9): jokainen maksettu palkkalaskelma säilyy palvelun arkistossa kuusi kuukautta sen maksupäivästä, myös ryhmän poistamisen jälkeen, jotta entinen ylläpitäjä voi vielä pyytää viimeisten kuuden kuukauden palkkalaskelmat; sen jälkeen se poistetaan.
Sen jälkeen käsittelijä ei säilytä ryhmästä mitään muuta kuin sen, mitä unionin oikeus tai Suomen laki velvoittaa käsittelijän itse säilyttämään, ja vain sen ajan; se kertoo rekisterinpitäjille pyynnöstä, mitä ja kuinka kauan. Käsittelijän omat tiedot rekisterinpitäjänä (käyttäjätilit, diagnostiikka) noudattavat sen tietosuojaselostetta.
Työnantajan velvollisuus säilyttää kirjanpitonsa jää rekisterinpitäjille. Käsittelijä ei säilytä palkkakirjanpitoa työnantajan lakisääteisten säilytysaikojen ajan; sähköpostitse saadut palkkalaskelmat ja ladattavat tiedot ovat se, millä kotitaloudet säilyttävät ne (käyttöehtojen kohta 10).
Niitä kohtaan, joiden tietoja käsitellään, kumpikin osapuoli vastaa tietosuoja-asetuksen 82 artiklan mukaisesti, eikä mikään tässä sopimuksessa tai käyttöehdoissa rajoita tätä vastuuta. Osapuolten välillä: käsittelijä vastaa käsittelyn aiheuttamasta vahingosta vain, jos se ei ole noudattanut tietosuoja-asetuksen nimenomaisesti käsittelijöille osoitettuja velvollisuuksia tai on toiminut rekisterinpitäjien laillisten ohjeiden vastaisesti tai niiden ulkopuolella (82 artiklan 2 kohta); osapuoli, joka on maksanut rekisteröidylle täyden korvauksen, voi periä toiselta sen osan, joka vastaa toisen vastuuta (82 artiklan 5 kohta); ja hallinnollisen sakon kantaa se osapuoli, jonka toiminta on sen aiheuttanut. Näiden sääntöjen puitteissa käyttöehtojen vastuunrajoituksia (kohta 12) sovelletaan osapuolten välillä. Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia, ja riidat ratkaistaan käyttöehtojen mukaisesti (kohta 14).
Ilmoitukset rekisterinpitäjille lähetetään ryhmän ylläpitäjille sovelluksessa ja sähköpostitse (käyttöehtojen kohta 15); ilmoitukset käsittelijälle osoitteeseen info@puikula.tours.
Käsittelijä voi muuttaa tätä sopimusta seuratakseen lain tai viranomaisohjeiden muutoksia taikka palvelun tai sen alikäsittelijöiden muutoksia käyttöehtojen muutoksille antamalla ilmoituksella ja hyväksynnällä (kohta 13), jolloin jokainen kotitalous hyväksyy muutoksen kohdan 1 mukaisesti; lain tai valvontaviranomaisen edellyttämä muutos voi tulla voimaan aiemmin. Liitteitä 2 ja 3 päivitetään kohtien 5 ja 6 mukaisesti. Tämä sopimus julkaistaan suomeksi ja englanniksi; jos versiot poikkeavat toisistaan, suomenkielinen teksti on ensisijainen (käyttöehtojen kohta 15).
---
Rekisteröidyt: ryhmän työntekijä; kunkin kotitalouden sovellusta käyttävät jäsenet (ylläpitäjät ja kotitalouksien jäsenet); sekä ryhmän tiedoissa nimetyt henkilöt.
| Tiedot | Keitä koskee | Säilytysaika |
|---|---|---|
| Ryhmä: nimi, kotitaloudet (nimet, kustannusosuudet, ylläpitäjät), palkanmaksupäivä, valittu lomamalli (lomanmääräytymisvuosi tammikuusta joulukuuhun tai huhtikuusta maaliskuuhun; kuusipäiväinen viikko ja 30 päivää tai viisipäiväinen viikko ja 25 päivää), kuka ryhmän perusti ja milloin | Kotitaloudet | Kunnes ryhmä poistetaan |
| Jäsenet: käyttäjätili, kotitalous ja rooli; kutsukoodit (tallennettu yksisuuntaisena tiivisteenä, voimassa 14 päivää, kerran käytettävissä); ilmoituslaitteet (enintään viisi käyttäjätiliä kohden) | Jäsenet | Kunnes poistetaan, käytetään, vanhenee tai ryhmä poistetaan |
| Kunkin kotitalouden hyväksyntä käyttöehdoille ja tälle sopimukselle sekä ylläpitäjien vahvistukset (ikä, valtakirja) | Jäsenet | Kunnes ryhmä poistetaan |
| Työntekijä ja työsopimus: nimi, aloituspäivä, kuukausipalkka tai tuntipalkka, säännöllinen työaika, verokortti syötettynä (perusprosentti, lisäprosentti, tuloraja) | Työntekijä | Kunnes ryhmä poistetaan |
| Työntekijän henkilötunnus, jonka työntekijä tai ylläpitäjä syöttää; säilytetään muista tiedoista erillään Azure Key Vaultissa ja tulostetaan lain edellyttämällä tavalla kokonaisena jokaiseen palkkalaskelmaan, joten se on myös työntekijälle ja kullekin kotitaloudelle sähköpostitse lähetetyissä kopioissa ja säilyy heidän postilaatikoissaan | Työntekijä | Key Vaultissa kunnes ryhmä poistetaan; sitten poistetaan ja tuhotaan pysyvästi |
| Työtunnit, lisätunnit, sairauspäivät (vain päivämäärät, ei koskaan syytä tai diagnoosia), lomat | Työntekijä | Kunnes ryhmä poistetaan |
| Kukin kuukausi: palkka, ennakonpidätys, eläke- ja työttömyysvakuutusmaksut, sairausvakuutusmaksu, nettopalkka, kunkin kotitalouden osuus, onko maksettu | Työntekijä, kotitaloudet | Kunnes ryhmä poistetaan |
| Palkkalaskelmat (PDF), lähetetty sähköpostitse työntekijälle ja kopio kullekin kotitaloudelle; jokainen maksettu palkkalaskelma säilytetään arkistossa täsmälleen lähetetyn kaltaisena henkilötunnus mukaan lukien | Työntekijä | Kuusi kuukautta maksupäivästä, myös ryhmän poistamisen jälkeen |
| Kuka muutti mitä: kunkin muutoksen tehnyt käyttäjätili ja aika | Jäsenet | Kunnes ryhmä poistetaan |
| Sähköpostiosoitteet palkkalaskelmia ja ilmoituksia varten: kunkin kotitalouden valitsema osoite ja kunkin jäsenen kirjautumisosoite; palkkalaskelmat lähetetään vain todelliseen osoitteeseen, ei koskaan Applen välitysosoitteeseen | Jäsenet | Kunnes osoite muutetaan tai ryhmä poistetaan; kotitalouksien palkkalaskelmakopioiden osoitteet säilytetään sen jälkeen palkkalaskelma-arkiston ajan, vain arkistoitujen palkkalaskelmien lähettämiseksi entisen ylläpitäjän pyynnöstä, ja ne poistetaan viimeisen kanssa (11 kohta) |
Terveystiedot: sairauspäivien päivämäärät ovat tietosuoja-asetuksen 9 artiklassa tarkoitettuja terveyttä koskevia tietoja. Vain päivämäärät tallennetaan, ei koskaan syytä tai todistusta. Oletuksena sovellus näyttää ne vain ryhmän ylläpitäjille ja työntekijälle; muut kotitalouksien jäsenet näkevät palkalliset tunnit ja palkan mutta eivät sitä, mitkä päivät olivat sairauspäiviä. Ylläpitäjä voi valita, että ryhmässä päivämäärät näytetään kaikille jäsenille, jotta yhteistyönantajat voivat tietää sairauspoissaoloista ja sopia niistä keskenään; tämä valinta on rekisterinpitäjien ohje (kohta 3) ja nimeää ne jäsenet, jotka käsittelevät päivämääriä. Rekisterinpitäjien käsittelyperuste on tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan b alakohta yhdessä Suomen lain kanssa: työnantajan työoikeudelliset velvollisuudet (sairausajan palkka), laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004), jonka 5 § myös rajaa sen, kuka saa käsitellä terveystietoja, sekä tietosuojalaki (1050/2018), jonka 6 § suojatoimineen. Käsittelijän suojatoimet ovat liitteessä 2.
Henkilötunnus: rekisterinpitäjät säilyttävät työntekijän henkilötunnuksen, koska työnantajan on säilytettävä se palkkakirjanpidon yhteydessä tulorekisteri-ilmoituksia, eläkevakuutusta ja ennakonpidätystä koskevia tietoja varten. Peruste on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta yhdessä tietosuojalain (1050/2018) 29 §:n kanssa; sen mukaan henkilötunnusta saa käsitellä, kun siitä säädetään laissa tai rekisterinpitäjän lakisääteiset velvollisuudet sitä edellyttävät, eikä sitä saa merkitä tarpeettomasti asiakirjoihin. Palkkalaskelmassa se on, koska laki edellyttää sitä siellä (rekisterinpitäjien ohje, kohta 3). Käsittelijän suojatoimet ovat liitteessä 2.
Ryhmälle ei käsitellä: kotitalouksien henkilötunnuksia, pankkitilin tapahtumia, Verohallinnolta haettua verokorttia eikä ilmoituksia tulorekisteriin. Jos jokin näistä otetaan myöhemmin käyttöön, liitteet 1 ja 3 päivitetään ensin kohdan 6 mukaisella ilmoituksella.
Käsittelijän omat tiedot rekisterinpitäjänä, joita ei käsitellä ryhmälle: käyttäjätilit ja kirjautuminen (kuka kirjautuu ja väärinkäytöksiä estävät rajoitukset) sekä palvelun turvallisuutta ja toimivuutta ylläpitävä diagnostiikka: sovelluksen tai palvelun kohtaamat virheet (näkymä, viesti, sovelluksen versio; sähköpostiosoitteet, tilinumerot ja henkilötunnukset peitettyinä), säilytetään 30 päivää, ja pyyntöjen kestot, säilytetään 100 päivää. Käsittelijän tietosuojaseloste kuvaa ne.
| Alikäsittelijä | Tehtävä | Tiedot | Sijainti |
|---|---|---|---|
| Microsoft Ireland Operations Ltd (Microsoft Azure) | Ylläpitää palvelua, sen tallennustilaa, avainholvia ja lokeja; lähettää palvelun sähköpostit Azure Communication Services -palvelun kautta | Kaikki liitteen 1 tiedot | Ruotsi; sähköpostitietojen sijainti Eurooppa; tuki ja ylläpito myös ETA:n ulkopuolelta Microsoftin tietosuojaehtojen mukaisesti (kohta 7) |
| Apple Inc. (Apple Push Notification service) | Toimittaa palvelun push-ilmoitukset jäsenten laitteisiin | Laitetunniste ja lyhyt ilmoitus ilman summia tai nimiä | Applen palvelut, joihin voi kuulua Yhdysvallat (kohta 7) |
Palvelut, jotka eivät ole alikäsittelijöitä: Sign in with Apple ja Microsoft-tilillä kirjautuminen, joita Apple ja Microsoft tarjoavat itsenäisinä rekisterinpitäjinä (kohta 7). Jos jäsen kirjautuu Applella ja piilottaa sähköpostiosoitteensa, hänen välitysosoitteeseensa lähetetyt ilmoitukset kulkevat Applen välityspalvelun kautta; palkkalaskelmia ei koskaan lähetetä välitysosoitteeseen, ja sovellus pyytää niitä varten todellisen osoitteen. Sovelluksen keskusteluun kirjoitetut viestit tulkitaan puhelimessa eikä niitä lähetetä palveluun; sanelun voi tunnistaa Apple puhelimen omien asetusten mukaan.
Palvelu ei käytä ryhmälle Microsoft OneDrivea, pankkiyhteyttä eikä Verohallinnon rajapintoja.
Versio 13.11.2026.